Come scrivere una mail formale!

Spesso in ambito lavorativo ci troviamo a scrivere una email formale, ma come si fa a scrivere un messaggio di posta elettronica in modo professionale? Quali sono i canoni guida da tener conto rispetto ai classici testi scritti per gli amici? Ebbene, una comunicazione formale non ha uno standard, semplicemente ha delle piccole variazioni rispetto ad una comunicazione classica con una persona al di fuori dall’ambito lavorativo e con la quale abbiamo una particolare confidenza.

Un’email che deve essere scritta bene richiede del tempo, circa una mezz’oretta perché va pensata, corretta, riletta e solo infine inviarla, andiamo a vedere passo per passo come scrivere una comunicazione formale.

La prima cosa di cui abbiamo bisogno è ovviamente una mail formale, il classico nome e cognome va più che bene, evitiamo di inviare messaggi da indirizzi che ricordano calciatori, cartoni animati o che contengano semplicemente un nickname. Infatti, quando una mail viene ricevuta dal destinatario, la prima cosa che risalta ed è in grassetto è il nome e cognome. Dunque, di cosa abbiamo bisogno:

1. Indirizzo di posta elettronica professionale (nome.cognome@gmail.com o nomecognome@….com);
2. Inserire l’oggetto delle mail: molto spesso non viene utilizzato ma è molto importante, è un po’ come il titolo di un articolo di giornale, o come un titolo di un capitolo di un libro, ovvero qualcosa di essenzialmente importante.
3. L’intestazione: qui dobbiamo inserire a chi ci rivolgiamo, se l’indirizzo email al quale ci rivolgiamo è generico (amministrazione@nomeazienda.com, info@nomeazienda.com) possiamo semplicemente inserire “Spett.le Amministrazione”, mentre nel caso in cui si rivolgiamo ad un destinatario conosciuto è bene inserire “Spett.le Marco Rossi”, o “Egregio Sig. Rossi“.
4. Scrivere con il Lei ed utilizzare “Buongiorno, buonasera” e non “Salve” ed ovviamente Distinti Saluti in chiusura;
5. Utilizzare la punteggiatura e la giusta coniugazione dei verbi;
6. Evitare l’errore di inserire la virgola dopo il soggetto;
7. La propria firma e nome e cognome.

Una email formale si divide, inoltre in quattro sostanziali parti, eccole qui riassunte:

1. Saluti;
2. Presentazione;
3. Messaggio o corpo centrale;
4. Saluti finali.

Ecco dunque come scrivere un email formale, facile no? In alternativa ad una mail, molto spesso viene utilizzato la classica lettera formale da inviare in formato cartaceo e tramite posta tradizionale.

Questa guida è stata pensata per evitare che i più giovani commettano errori inviando email in modo sbagliato o con un indirizzo email poco adatto alla situazione. A proposito del proprio indirizzo di posta elettronica, un nickname professionale da tutto un altro aspetto al proprio curriculum o ad una lettera di presentazione per CV.